8 hacks voor effectieve meetings

We kunnen allemaal wel een voorbeeld noemen van een meeting die effectiever had gekund. Daarom starten wij het nieuwe jaar met 8 hacks voor effectieve meetings. Zo haal jij alles uit je tijd, meeting en team!

1.  Trap af met een klaag- en inspiratierondje

Het klinkt misschien apart om te beginnen met een rondje klagen, maar het kan goed werken. Tijdens een meeting moeten we vaak rationeel en besluitvaardig zijn. Daarom is het goed als alle ‘emotie’ en negativiteit uit je lijf is. Vervolgens start je het inspiratierondje. Bespreek in deze ronde wat je de laatste tijd inspireert. Met deze aftrap laat je als team in een korte tijd de negativiteit los en kom je in een positieve, inspirerende sfeer. Ready to get sh*t done.

2.  Begin bij het einde

Voor je daadwerkelijk met de inhoud begint, is het belangrijk om te weten waar je wilt eindigen. Wanneer zijn we tevreden? Vertel het doel van de meeting aan het team. Zo heeft iedereen scherp waar je naartoe werkt. Een soort selffulfilling prophecy.

3. Mindset twist

Ga de meeting in met een andere mindset. Schets bijvoorbeeld de situatie dat je over een uur de pers, de directie of de rest van het team te woord moet staan. Dit dwingt je om prioriteiten te stellen en knopen door te hakken. 

4.  Voeg een originele denkoefening toe 

Merk je dat de focus laag is? Voeg dan een energizer toe! Dit kan zo simpel zijn als een dilemma op dinsdag of welke drie items zou je meenemen naar een onbewoond eiland? Een korte break kan wonderen doen voor je focus, dus plan deze momenten vooral in.

5.  Ruggen tegen elkaar

We gaan met de ruggen tegen elkaar, maar niet om te kijken wie groter is. Tijdens een meeting kan het voorkomen dat je over een punt discussieert. Als dit gebeurt, dan is het tijd om met de ruggen tegen elkaar aan te staan. Het zit namelijk zo: als je elkaar niet ziet moet je jouw argumenten nog beter onderbouwen en uitleggen. Zo denk je beter na over je standpunt en begrijpt de ander je beter.

6.  Beweeg tussendoor

Beweging zorgt voor meer ruimte voor creativiteit in je hersenen. Wist je dat een Stanford-onderzoek heeft aangetoond dat wanneer mensen lopen dit de creativiteit en inspiratie vergroot? Dit kan leiden tot wel 60 procent aan nieuwe ideeën. Ga daarom tussen je meetings door even wandelen of andere energizers doen. Dan zijn jullie daarna weer klaar om door te knallen!

7. Kies de goede tijd 

Meetings beginnen vaak om 9:00, 10:00 of 13:00 uur. En vaak is het dan zo dat deze meetings uitlopen. Weet je hoe dat komt? Omdat mensen vaak de tijd hebben. Om 9:00/10:00 even een bakje  koffie en bijkletsen en langzamerhand kom je tot de agendapunten. Om 13:00 heeft iedereen de lunchdip, waardoor je moeilijker in een werkzame houding komt. Dit werkt niet heel effectief. Dus wat als je de meeting net voor de lunch houdt? Iedereen wil dan op tijd klaar zijn met de meeting, omdat ze willen lunchen. Dat betekend meer effectiviteit. Daarom belangrijk om goed te kijken naar tijden waarop jouw team het meest effectief is.

8. Kies een originele locatie

Het is makkelijk om in een dagelijkse sleur terecht te komen. Elke dag in hetzelfde kantoor: ja, ook die muren komen wel eens op je af. Daarom kan het helpen om een andere locatie te bezoeken. Een nieuwe omgeving geeft vaak met nieuwe ideeën, energie en inspiratie. Dus kan jouw team een frisse boost gebruiken? Overweeg dan een andere locatie!