De Utrechtse Stadsvrijheid
Gevestigd aan Sophialaan 1 te Utrecht
Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73761486
Artikel 1 - Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Opdrachtnemer: De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met als handelsnaam De Utrechtse Stadsvrijheid B.V., kantoorhoudende aan Sophialaan 1 te Utrecht, bij de KvK ingeschreven onder nummer 73761486, die zich jegens Opdrachtgever heeft verbonden tot organisatie van of uitvoering van een Evenement, dan wel die zich – in het offertestadium – bereid is zich daartoe te verbinden.
1.2 Opdrachtgever: Iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie Opdrachtnemer een Overeenkomst heeft gesloten of beoogt te sluiten (offertestadium).
1.3 Partijen: Opdrachtnemer en Opdrachtgever gezamenlijk.
1.4 Optie: Een voorlopige en vrijblijvende reservering – eventueel bij meerdere gegadigden met een bepaalde volgorde van voorrang – ten aanzien van huur van een of meer ruimte(n) voor een bepaalde periode.
1.5 Overeenkomst: Een door Opdrachtgever getekende offerte van Opdrachtnemer inclusief hierna eventuele door partijen schriftelijk voor akkoord verklaarde (aanvullende) aanbiedingen en afspraken.
1.6 Evenement: De bijeenkomst of ander evenement waarvoor het Gehuurde op verzoek van Opdrachtgever aan haar ter beschikking wordt gesteld.
1.7 Ruimte(n): De ruimte(n) die door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld overeenkomstig de specificatie in het kostenoverzicht van de Overeenkomst.
1.8 Gehuurde: De ruimte(n) zoals nader gespecificeerd in de Overeenkomst.
1.9 Huurperiode: De datum/data waarop de ruimte(n) volgens de Overeenkomst aan Opdrachtgever ter beschikking zal c.q. zullen worden gesteld. Indien de Overeenkomst voor meerdere aaneengesloten dagen wordt aangegaan, zal als reserveringsdatum gelden de eerste dag waarop de ruimte(n) volgens de Overeenkomst aan de Opdrachtgever ter beschikking zal c.q. zullen worden gesteld.
1.10 Locatiehuur: Huur voor de in de Overeenkomst nader gespecificeerde ruimte(n).
1.11 Schriftelijk: Communicatie per brief, e-mail of digitaal, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.
1.12 Uitvoerdatum: De (eerste) dag waarop het Gehuurde volgens de Overeenkomst aan Opdrachtgever ter beschikking zal worden gesteld.
Artikel 2 - Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten en samenwerkingen die worden aangegaan tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2.2 Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen door Opdrachtnemer en zijn niet van toepassing. Afwijkende en/of aanvullende bedingen van Opdrachtgever zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk, schriftelijk en voorafgaand aan het tekenen van de Overeenkomst overeengekomen zijn.
2.3 Opdrachtnemer is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Opdrachtnemer zal wijzigingen in de algemene voorwaarden schriftelijk mededelen aan Opdrachtgever.
2.4 Op de Overeenkomst zijn tevens uitsluitend het Huishoudelijk Reglement van Opdrachtnemer van toepassing.
2.5 Vernietiging, nietigheid of anderszins het niet afdwingbaar zijn van een of meer van de bepalingen uit deze algemene voorwaarden of de Overeenkomst laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. In een voorkomend geval zijn partijen verplicht om in onderling overleg een vervangende regeling te treffen die in de plaats komt van de aangetaste bepaling. Daarbij wordt zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht genomen.
Artikel 3 - Opties
3.1 Voordat Opdrachtgever een offerte aanvraagt of voordat het offertetraject is afgerond, kan Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever aan haar een optie op een ruimte verstrekken.
3.2 Enkel schriftelijk afgegeven opties binden Opdrachtnemer. Een optie is geldig voor de duur van veertien dagen vanaf de datum van afgifte van de optie, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk een andere optietermijn vermeld.
3.3 Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever is gerechtigd aan de ander te kennen te geven de optie tussentijds te willen beëindigen, hetgeen enkel schriftelijk kan geschieden.
3.4 Opdrachtnemer hanteert een zogenaamde 24-uurs regeling, welke te allen tijde kan worden toegepast. De regel houdt het volgende in. In het geval Opdrachtnemer meerdere aanvragen tot optie verkrijgt voor dezelfde huurperiode en betreffende (gedeeltelijk) dezelfde ruimte(n), verkrijgt de eerste aanvrager een eerste optie en een latere aanvrager een tweede optie.
Indien de tweede optant schriftelijk bij Opdrachtnemer kenbaar maakt dat zij haar optie wil omzetten in een definitieve reservering, zal Opdrachtnemer aan haar verzoeken de optie vast te leggen in een overeenkomst waarin tenminste de locatiehuur worden vastgelegd. Als aan deze voorwaarde is voldaan, zal Opdrachtnemer de eerste optant in de gelegenheid stellen om binnen 24 uur kenbaar te maken of zij de ruimte(n) definitief wil reserveren (De termijn van 24 uur zal door Opdrachtnemer worden verlengd indien tweede optant de overeenkomst aanvaard op een vrijdag, dan wel een andere dag voorafgaand aan een feestdag).
In het geval de eerste optant aangeeft hier geen gebruik van te willen maken, dan wel hier geen uitsluitsel over kan geven, dan vervalt haar optie. In het geval de eerste optant aangeeft haar optie te willen behouden, kan dit enkel door binnen 24 uur nadat Opdrachtnemer haar in de gelegenheid heeft gesteld haar wens kenbaar te maken een overeenkomst te sluiten waarin tenminste de locatiehuur worden vastgelegd. Indien eerste optant aan deze voorwaarde heeft voldaan, vervalt de hiervoor genoemde overeenkomst die is opgesteld met de tweede optant.
Artikel 4 - Offertes
4.1 Alle door of namens Opdrachtnemer gedane offertes zijn veertien dagen geldig vanaf de schriftelijk aangeboden datum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of Opdrachtgever de offerte binnen die termijn schriftelijk afwijst. Indien Opdrachtgever binnen veertien dagen geen schriftelijk akkoord heeft gegeven op de offerte, wordt deze geacht te zijn vervallen zonder dat daartoe een mededeling van Opdrachtnemer is vereist.
4.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte offertes en eventuele aanvullende aanbiedingen zijn vrijblijvend, dus onder nadrukkelijk voorbehoud dat er pas een Overeenkomst tot stand komt als Opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaard binnen de geldende termijn. Opdrachtnemer is enkel gebonden als in haar schriftelijke offerte ten minste staat vermeld:
- welke ruimte(n) en bijbehorende basisfaciliteiten gedurende welke periode tegen welke prijs gehuurd zijn;
- ten behoeve van welk Evenement de ruimte(n) gehuurd zijn;
- het minimaal aantal gasten dat verwacht wordt aanwezig te zullen zijn tijdens het Evenement.
4.3 Opdrachtgever kan geen rechten ontlenen aan een offerte of aanvullende aanbieding van Opdrachtnemer die een kennelijke fout of vergissing bevat, of die is gebaseerd op door Opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
4.4 Het risico van onduidelijkheden door mondeling of telefonisch gegeven opdrachten en gedane mededelingen berust bij Opdrachtgever.
Artikel 5 - Catering
5.1 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, is de catering binnen het Gehuurde uitsluitend voorbehouden aan Opdrachtnemer.
5.2 Het concept van Opdrachtnemer is dat de catering niet in de ruimte(n) waar het plaatsvindt, maar in de speciaal hiervoor gecreëerde gezamenlijke cateringruimte genaamd ‘Het Speelkwartier’. In de zomerperiode is er tevens op het buitenterrein een stadsstrand beschikbaar genaamd ‘DEMKA kade’. Het Speelkwartier en de DEMKA kade zijn gelijktijdig beschikbaar voor alle aanwezige opdrachtgevers en in de zomerperiode ook voor consumenten. Alleen indien Opdrachtgever de locatie exclusief boekt, heeft zij het alleenrecht op Het Speelkwartier en de DEMKA kade.
Artikel 6 - Gehuurde
6.1 Het is de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever om voor het aangaan van de Overeenkomst na te gaan of het Gehuurde geschikt is voor het beoogde Evenement.
6.2 Tot het Gehuurde behoren uitsluitend de in de Overeenkomst omschreven ruimte(n) en de daarbij vermelde basisfaciliteiten. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn algemeen toegankelijke ruimten (o.a. de centrale entree en toiletten) en het buitenterrein (waaronder parkeerplaatsen) niet exclusief beschikbaar voor Opdrachtgever. Eventuele kaartcontrole, registratie en/of ontvangst dienen derhalve in het Gehuurde plaats te vinden.
6.3 Het is Opdrachtgever niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer:
- het Gehuurde voor een ander doel te gebruiken dan omschreven in de Overeenkomst;
- het Gehuurde (geheel of gedeeltelijk) onder te verhuren of in gebruik aan derden te verstrekken, danwel anderszins de rechten en plichten voortvloeiende uit de Overeenkomst op derden over te dragen. Indien een beurs of expositie onderdeel is van het overeengekomen Evenement en de te exposeren diensten vallen onder het in de Overeenkomst omschreven expositieprogramma is deze toestemming niet vereist.
- het Evenement gedurende de looptijd van de Overeenkomst een andere naam of een materieel andere invulling te geven.
6.4 Indien het Gehuurde bij aanvang van de huurperiode niet naar behoren wordt aangetroffen dient dit per direct mondeling en schriftelijk bij het personeel van Opdrachtnemer te worden gemeld. Bij gebreke hiervan aanvaardt Opdrachtgever het Gehuurde in de staat waarin het Gehuurde zich bij aanvang van de huurperiode bevindt. Bij het einde van de huurperiode geconstateerde gebreken worden derhalve geacht te zijn ontstaan tijdens de huurperiode, tenzij Opdrachtgever aannemelijk kan maken dat bedoelde gebreken (zoals schade) reeds voor de huurperiode bestonden.
Artikel 7 - Gastenaantal
7.1 In het kostenoverzicht van de Overeenkomst is een minimaal aantal gasten vastgelegd. Met het tekenen van de Overeenkomst gaat Opdrachtgever derhalve akkoord met een minimaal aantal gasten op de uitvoerdatum van het Evenement. Het aantal gasten dient reëel te zijn ten opzichte van de capaciteit op basis van de geboekte ruimtes, waarbij minimaal dient te worden uitgegaan van 50 gasten. Indien Opdrachtgever de locatie exclusief wenst af te huren, is een minimum van 75 gasten vereist.
7.2 Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer zo snel mogelijk schriftelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen in het gastenaantal ontstaan die afwijken van de Overeenkomst. Indien er wijzigingen of aanvullingen in het gastenaantal plaatsvinden, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening in de Overeenkomst.
7.3 Na het vastleggen van het definitieve aantal gasten is het enkel mogelijk om:
- tot uiterlijk twee weken voor de uitvoerdatum van het Evenement het definitieve overeengekomen aantal gasten met maximaal 10% aan te passen; of
- tot uiterlijk een week voor de uitvoerdatum van het Evenement het definitief overeengekomen aantal gasten met maximaal 5% aan te passen.
7.4 Indien tijdens het Evenement blijkt dat het daadwerkelijk aantal gasten naar beneden afwijkt, zal te allen tijde het vooraf schriftelijk bevestigde aantal gasten in rekening worden gebracht bij Opdrachtgever. Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering van het Evenement, worden de daarmee samenhangende kosten in rekening gebracht. Het door Opdrachtnemer vastgestelde aantal aanwezige gasten op het Evenement is daarbij bindend. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om een afwijking van het aantal gasten naar boven te weigeren, met het oog op de maximale capaciteit, veiligheidseisen en ter waarborging van de kwaliteit van het Evenement.
Artikel 8 - Verplaatsingen en annuleringen op verzoek van Opdrachtgever
8.1 Een verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing van de uitvoering van de Overeenkomst dient schriftelijk te geschieden onder vermelding van de naam van de Opdrachtgever, het betreffende Evenement en de uitvoerdatum.
8.2 Een annulering of verplaatsing wordt pas definitief, wanneer het verzoek tot annulering of verplaatsing schriftelijk is bevestigd door Opdrachtnemer.
8.3 Als datum van annulering of verplaatsing geldt de eerste datum waarop het schriftelijke verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing door Opdrachtnemer is ontvangen.
Verplaatsingen
8.4 Tot uiterlijk 12 weken voor uitvoerdatum van het Evenement kan op verzoek van Opdrachtgever de uitvoerdatum van het Evenement eenmalig worden verplaatst. Voorwaarden voor verplaatsing zijn:
- Binnen 3 maanden na het verzoek tot verplaatsing dient in onderling overleg een nieuwe datum te zijn vastgelegd, en;
- Het Evenement dient binnen 1 kalenderjaar ten opzichte van de in de Overeenkomst vastgelegde uitvoerdatum van het Evenement plaats te vinden, en;
- Eventuele tussentijdse tarief en/of prijswijzigingen die tot gevolg hebben dat de kostprijs van Opdrachtnemer stijgt (zie ook artikelen 14.1 en 14.4), komen voor rekening van Opdrachtgever.
Indien partijen er niet in slagen om binnen de termijn van 3 maanden een nieuwe datum vast te leggen, dan vervalt de mogelijkheid tot verplaatsing en wordt het verzoek gelijkgesteld met een beslissing tot annulering van het Evenement. Indien Opdrachtgever de uitvoerdatum langer dan 1 kalenderjaar ten opzichte van de in de Overeenkomst vastgelegde uitvoerdatum wenst te verplaatsen wordt te allen tijde 100% van de locatiehuur in rekening gebracht. Met betrekking tot alle overige kosten zal met de betrokken leveranciers overleg plaatsvinden en worden de voorwaarden van de betreffende leverancier gehanteerd.
8.5 In het geval Opdrachtgever korter dan 12 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement een verzoek tot verplaatsing van de uitvoerdatum van het Evenement doet, wordt het verzoek gelijkgesteld met een beslissing tot annulering van het Evenement.
Uitzondering op deze regel wordt gemaakt indien partijen in onderlinge overeenstemming een nieuwe uitvoerdatum van het Evenement hebben vastgesteld waarbij overeenstemming is bereikt ten aanzien van de uitkoopsom. Indien een dergelijke overeenstemming is bereikt gelden dezelfde voorwaarden als beschreven in artikel 8.4 van de algemene voorwaarden.
Als het verzoek van Opdrachtgever het gevolg is van overmacht zullen partijen in alle redelijkheid naar een oplossing zoeken.
Annuleringen
8.6 Bij annulering door Opdrachtgever is deze gehouden aan Opdrachtnemer een vergoeding te betalen op basis van de navolgende percentages:
Locatiehuur
Opdrachtnemer zal te allen tijde 100% van de in de Overeenkomst opgenomen locatiehuur in rekening brengen. Eventueel reeds betaalde locatiehuur zal derhalve niet worden geretourneerd.
Cateringkosten
In geval van een verzoek tot annulering:
a. tot uiterlijk 4 weken voor uitvoerdatum van het Evenement worden er geen cateringkosten in rekening gebracht;
b. in de periode liggend tussen 4 tot 2 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement wordt 50% van de cateringkosten in rekening gebracht op basis van het aantal gasten dat als laatst door partijen schriftelijk is bevestigd;
c. in de periode korter dan 2 weken voor de uitvoerdatum van het Evenement wordt 100% van de cateringkosten in rekening gebracht op basis van het aantal gasten dat als laatst door partijen schriftelijk is bevestigd
Overige tussen partijen overeengekomen kosten
In geval van een verzoek tot annulering:
a. tot uiterlijk 12 weken voor uitvoerdatum van het Evenement worden er geen overige kosten in rekening gebracht.
b. In de periode liggend tussen 12 tot 10 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 25% van de overige kosten in rekening gebracht.
c. In de periode liggend tussen 10 tot 6 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 50% van de overige kosten in rekening gebracht.
d. In de periode liggend tussen 6 tot 4 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 75% van de overige kosten in rekening gebracht.
e. In de periode korter dan 4 weken voor uitvoerdatum van het Evenement wordt 100% van de overige kosten in rekening gebracht.
Indien er met betrekking tot de overige kosten gebruik wordt gemaakt van leveranciers die niet akkoord gaan met bovenstaande voorwaarden, dan zal Opdrachtnemer dit, voorafgaand aan de bevestiging, met Opdrachtgever afstemmen. Bij de afstemming, doch in ieder geval voorafgaand aan de uitvoerdatum van het Evenement, dient Opdrachtgever een separate overeenkomst te tekenen met afwijkende voorwaarden die aansluiten bij de voorwaarden van de betreffende leverancier.
Artikel 9 - Uitvoering
9.1 De inrichting, het gebruik en ontruiming van het Gehuurde dienen te geschieden in overleg met Opdrachtnemer.
9.2 Opdrachtnemer is te allen tijde gerechtigd bij de inrichting, het gebruik en de ontruiming van het Gehuurde nadere bindende voorschriften te geven, indien zulks in het belang van de (openbare) orde en veiligheid door een daartoe bevoegd gezag (waaronder brandweer, politie en burgemeester) of Opdrachtnemer raadzaam wordt geacht.
9.3 Behoudens voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer zullen geen veranderingen aan het Gehuurde, algemeen toegankelijke ruimten en (buiten)terreinen mogen worden aangebracht.
Artikel 10 - Verplichtingen en verantwoordelijkheden van Opdrachtgever
10.1 Voor en tijdens de huurperiode dient Opdrachtgever die maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn met het oog op de naleving van hetgeen opgenomen in (a) de Overeenkomst, (b) deze algemene voorwaarden en (c) het Huishoudelijk Reglement.
10.2 Alles wat door of vanwege Opdrachtgever in het Gehuurde is gebracht, bevindt zich daar voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtnemer belast zich niet met het verzekeren en/of bewaken daarvan. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen voor haar gasten en de door haar ingehuurde materialen en derden. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over de hiervoor genoemde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daarom vragen.
10.3 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van haar bezoekers, gasten, personeel en door haar ingeschakelde derden tijdens de opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het Evenement). Opdrachtgever mag bij het gebruik van het Gehuurde geen hinder of overlast aan Opdrachtnemer of derden veroorzaken.
10.4 Opdrachtgever is gehouden het Huishoudelijk Reglement ter kennis van de gasten, bezoekers, personeel en door haar ingeschakelde derden te brengen en zij blijft verantwoordelijk voor de naleving hiervan. Bij overtreding van het Huishoudelijk Reglement en/of het veroorzaken van een situatie die door Opdrachtnemer wordt beoordeeld als verstoring van de openbare orde, is Opdrachtnemer gerechtigd de overtreder/veroorzakende persoon een terreinverbod op te leggen.
10.5 Indien nodig draagt Opdrachtgever voor eigen rekening en risico zorg voor het verkrijgen en behouden van vergunningen (ook van overheidswege) die nodig zijn om de Overeenkomst uit te voeren.
10.6 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoort te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
10.7 Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer vooraf en actief schriftelijk op de hoogte te brengen van eventuele risico’s voor de status van het Gehuurde en/of haar goede naam die door of vanwege het Evenement zouden kunnen ontstaan. Daaronder, doch niet uitsluitend, wordt verstaan het bezoekersprofiel, de aard van het Evenement, eventuele dreiging of aantrekking van ongewenst gedrag, politieke of maatschappelijke onrust en mogelijke weigering van benodigde vergunningen in algemene zin.
10.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendoms-) rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma/Stemrarechten).
10.9 Opdrachtgever is verplicht om het Gehuurde inclusief de door Opdrachtnemer voor het Evenement beschikbaar gestelde goederen en materialen aan het einde van het Evenement in dezelfde staat weer aan Opdrachtnemer op te leveren.
10.10 Opdrachtgever is verplicht optredende schade aan het Gehuurde en eventuele door Opdrachtnemer voor het Evenement beschikbaar gestelde goederen en materialen te melden en te vergoeden. Opdrachtnemer heeft het recht door haar geconstateerde schade aan en in het Gehuurde evenals de aanwezige inventaris te laten herstellen op kosten van Opdrachtgever, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) door Opdrachtgever dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.
10.11 Opdrachtgever is voor eigen rekening en risico gehouden zich afdoende te verzekeringen tegen alle schade die zich kan voordoen. Als afdoende verzekering wordt beschouwd een verzekering die alle door Opdrachtnemer of derden te lijden schade dekt als gevolg van het Evenement van Opdrachtgever in en rond het Gehuurde, algemeen toegankelijke ruimten en (buiten)terreinen.
10.12 Het is Opdrachtgever niet toegestaan in de directe omgeving van het Gehuurde, waaronder toegangswegen en parkeerterreinen, reclame of publiciteit van welke aard dan ook te plaatsen, aan te brengen of te doen aanbrengen zonder uitdrukkelijke toestemming van Opdrachtnemer. Hieronder vallen in ieder geval doch niet uitsluitend flyers, posters, spandoeken en reclameverlichting. Opdrachtnemer is gerechtigd publiciteit en reclame terstond te beëindigen of te laten verwijderen voor rekening en risico van Opdrachtgever, onverminderd het recht van Opdrachtnemer om de daardoor ontstane kosten en schade op Opdrachtgever te verhalen.
10.13 Het maximaal te produceren geluidsniveau tijdens het Evenement is 70 dBa brongeluid. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om passende maatregelen te treffen indien Opdrachtgever zich niet houdt aan het geldende geluidsniveau. Indien dit ten gevolge heeft dat sprake is van geluidsoverlast met financiële gevolgen, wordt de schade volledig verhaald bij Opdrachtgever.
Artikel 11 – Aansprakelijkheid Opdrachtgever
11.1 Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade toegebracht aan het Gehuurde, algemene ruimten en (buiten)terreinen, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de betreffende ruimte(n) door Opdrachtgever dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt. Opdrachtnemer heeft in een dergelijk geval het recht door haar geconstateerde schade aan muren, vloeren e.d. in het Gehuurde en aan de daarin aanwezige goederen te laten herstellen op kosten van Opdrachtgever.
11.2 Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade toegebracht aan of verlies van eigendommen van Opdrachtnemer en/of door Opdrachtnemer gecontracteerde derden en/of haar genodigden tijdens een Evenement. Alle schade, waaronder begrepen de kosten van herstel, moeten door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer worden vergoed.
11.3 Opdrachtgever is aansprakelijk voor door derden geleden schade welke voortvloeit uit het gebruik van het Gehuurde.
11.4 Opdrachtgever is hoofdelijk aansprakelijk voor deugdelijke naleving van het Huishoudelijk Reglement en/of schade veroorzaakt door het handelen en nalaten van de gasten, bezoekers, door haar ingehuurd personeel en door haar ingeschakelde derden van een krachtens de Overeenkomst door Opdrachtnemer georganiseerd of uitgevoerd Evenement.
11.5 Elke aanspraak van Opdrachtnemer op vergoeding van schade, dient aan Opdrachtgever kenbaar te zijn gemaakt binnen acht kalenderdagen na de dag waarop Opdrachtnemer zowel met de schade als met de aansprakelijkheid van Opdrachtgever bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Wanneer deze termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die Opdrachtnemer heeft te vervallen.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid Opdrachtnemer
12.1 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade indien:
- de schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat in het betreffende geval krachtens de afgesloten aansprakelijkheidsverzekering van Opdrachtnemer daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico van Opdrachtnemer dat krachtens die verzekering toepassing vindt, dan wel
- sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.
12.2 Indien de verzekering niet uitkeert dan wel geen sprake is van opzet of grove schuld, en toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot vergoeding van enkel directe schade met een maximum van de factuurwaarde van de Overeenkomst, althans dat gedeelte van de Overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
12.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
a. De redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze algemene voorwaarden.
b. De eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Opdrachtnemer aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, tenzij deze niet aan Opdrachtnemer kunnen worden toegerekend.
c. Redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van de directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
12.4 Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen letselschade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Voorts aanvaart Opdrachtnemer geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door het nuttigen van de door Opdrachtnemer bereide of geserveerde gerechten.
12.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.
12.6 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van goederen, eigendommen en geldwaren van Opdrachtgever of van derden (waaronder begrepen het publiek en uitvoerenden) door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer is tevens niet aansprakelijk voor beschadiging aan of verlies van de in bewaring gegeven goederen in de garderobe.
12.7 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door gehele of gedeeltelijke, zowel collectieve als individuele stroomonderbreking, onderbreking in de verlichting, onderbreking van WIFI/internet en onderbreking in de centrale verwarming en/of beluchting, zelfs niet als deze het Evenement geheel of gedeeltelijk onmogelijk zou maken of haar verloop ernstig zou schaden en door welke oorzaak dan ook, behoudens opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of haar personeel. Opdrachtnemer neemt voldoende voorzorgsmaatregelen om bovenstaande onderbrekingen te voorkomen en doet alles binnen haar mogelijkheden om bij het ontstaan van bovengenoemde onderbrekingen zo spoedig mogelijk het probleem te verhelpen.
12.8 Elke aanspraak van Opdrachtgever op vergoeding van schade, dient aan Opdrachtnemer kenbaar te zijn gemaakt binnen acht kalenderdagen na de dag waarop Opdrachtgever zowel met de schade als met de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Wanneer deze termijn niet in acht wordt genomen komen eventuele aanspraken die Opdrachtgever heeft te vervallen.
12.9 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft, dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.
Artikel 13 – Vrijwaring
Voor zover de wet dit toelaat, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaren voor en schadeloosstellen inzake alle aansprakelijkheden, schade, verliezen en kosten (inclusief schikkingskosten en redelijke advocaatkosten) die voortkomen uit vorderingen van derden die schade lijden door uitvoering van de Overeenkomst, tenzij de oorzaak aan Opdrachtnemer toerekenbaar is.
Artikel 14 – Prijzen
14.1 Alle prijzen zijn exclusief B.T.W., tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Ook alle overige heffingen, welke van overheidswege worden opgelegd, komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze zoveel mogelijk vooraf bekend maken. Indien de kostprijs van Opdrachtnemer wordt verhoogd als gevolg van tussentijdse tariefwijzigingen van omzetbelasting, premies sociale verzekeringen, loonbelasting of andere overheidsheffingen, dan wel als gevolg van prijswijzigingen van derden, is Opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen door te belasten aan Opdrachtgever.
14.2 De locatiehuur bestaat uit de huur voor de overeengekomen ruimte(n). Cateringkosten vallen niet onder de locatiehuur en zullen afzonderlijk aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. Eventuele onvoorziene kosten of extra overeengekomen producten en diensten komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze kosten zoveel mogelijk vooraf bekend maken, doch Opdrachtgever zal zich in elk geval conformeren aan de opgave van Opdrachtnemer achteraf.
14.3 Verstrekt Opdrachtnemer een samengestelde prijsopgave, dan bestaat er geen verplichting tot uitvoering van een gedeelte van de prijsopgave tegen een overeenkomstig gedeelte van de voor het geheel opgegeven prijs.
14.4 Bij het vaststellen van de geldende locatiehuur, cateringkosten en eventuele overige overeengekomen kosten, is het jaar waarin Opdrachtgever de ruimte huurt uitgangspunt. Opdrachtnemer is gerechtigd om prijsstijgingen die zich voordoen nadat de Overeenkomst tot stand is gekomen, alsnog bij Opdrachtgever in rekening te brengen. Daarbij wordt uitgegaan van het indexcijfer voor de gezinsconsumptie, dan wel enig daarvoor in de plaats komend indexcijfer. De prijsstijgingen kunnen met ingang van 1 januari of 1 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar waarbinnen de betreffende Overeenkomst tot stand kwam, aan Opdrachtgever doorberekend worden. Opdrachtgever kan zich niet op enig andere tarievenlijst of prijsafspraak beroepen dan met de bovengenoemde uitgangspunten door Opdrachtnemer geaccordeerde.
Artikel 15 – Betalingen
15.1 Opdrachtnemer hanteert de volgende wijze van factureren.
- Indien de locatie exclusief wordt afgehuurd danwel de omzet boven de 15.000 euro ligt, wordt bij het tekenen van de Overeenkomst 100% van de overeengekomen locatiehuur gefactureerd;
- Uiterlijk 14 dagen na uitvoering van het Evenement wordt door Opdrachtnemer de factuur opgemaakt die voorziet in een nauwkeurige specificatie van de verleende diensten en waar nodig een specificatie op nacalculatie te factureren diensten alsmede een specificatie van de B.T.W.
15.2 Betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij schriftelijk anders vermeld.
15.3 Indien Opdrachtgever niet- of niet tijdig aan haar betalingsverplichting heeft voldaan, is Opdrachtnemer bevoegd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten tot dat betaling is geschied of deugdelijke zekerheid hiervoor is gesteld. Vertragingen bij een uitvoering van een Overeenkomst, veroorzaakt doordat Opdrachtgever niet tijdig aan haar betalingsverplichting heeft voldaan, zijn altijd voor rekening en risico van Opdrachtgever.
15.4 De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever zal zonder uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer haar betalingsverplichting niet opschorten, noch hetgeen zij verschuldigd is verrekenen met hetgeen zij eventueel van Opdrachtnemer te vorderen heeft.
15.5 Bij niet-tijdige betaling van enig aan Opdrachtnemer verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente c.q. de wettelijke handelsrente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt).
15.6 Als Opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden, indien Opdrachtgever een natuurlijke persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, vastgesteld conform de Wet Incassokosten. In alle andere gevallen bedragen deze kosten vijftien procent van het door de Opdrachtgever verschuldigde bedrag vermeerderd met de vervallen rente, met een minimum van 350 euro. Indien de werkelijk door Opdrachtnemer gemaakte en te maken kosten boven deze bedragen uitstijgen, komen deze eveneens voor vergoeding in aanmerking.
15.7 Door Opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds eerst ter afdoening van alle verschuldigde renten en kosten en vervolgens van de opeisbare facturen die het langst openstaan.
15.8 Elk bezwaar tegen een factuur moet binnen acht dagen na de datum van facturering aan Opdrachtnemer bekend worden gemaakt. Een dergelijk bezwaar beïnvloedt geenszins de verplichting van Opdrachtgever om alle andere facturen te betalen die opeisbaar zijn op het moment van het bezwaar en verleent haar geen recht op uitstel van betaling aan Opdrachtnemer.
15.9 Opdrachtgevers vanuit het buitenland zijn gehouden aan de door de Nederlandse fiscus verstrekte richtlijnen met betrekking tot het in rekening brengen van B.T.W.
15.10 In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever zijn de vorderingen van Opdrachtnemer en de verplichtingen van Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar.
Artikel 16 – Overmacht
16.1 Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de Overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot extreme weersomstandigheden, intrekking van een of meerdere vergunningen, onverhoopte overheidsmaatregelen, werkstakingen, transport of bedrijfsstoringen, epidemieën, pandemieën, terreurdreiging en nationale rouw) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichtingen tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden). Hetzelfde geldt, indien Opdrachtnemer onverwacht zou worden geconfronteerd met ziekte of ongeval van haar personeel en/of derden, in wier vervanging op korte termijn in redelijkheid niet kan worden voorzien.
16.2 Indien Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst (mede) afhankelijk is van al dan niet door haar ingeschakelde derden, zullen tekortkomingen die het gevolg zijn van een handelen of nalaten van deze derden niet aan Opdrachtnemer toegerekend kunnen worden, indien die tekortkoming voor Opdrachtnemer redelijkerwijs niet voorzienbaar was.
16.3 Indien Opdrachtnemer voor het intreden van de overmacht reeds gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke Overeenkomst. Dit geldt echter niet als het reeds geleverde c.q. leverbare deel geen zelfstandige waarde heeft.
16.4 Opdrachtnemer heeft het recht te zorgen voor een behoorlijke vervangende prestatie (waaronder het aanbieden van een andere ruimte), indien een overeenkomst als gevolg van onvoorziene omstandigheden geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd zoals overeengekomen, zonder dat daaruit voor opdrachtgever een recht ontstaat op korting op de overeengekomen prijs of ontbinding van de overeenkomst.
Artikel 17 – Opschorten/ontbinding van de Overeenkomst
17.1 Opdrachtnemer kan de Overeenkomst direct opschorten, opzeggen of ontbinden, zonder dat enige ingebrekestelling nodig is, indien:
a. Opdrachtgever de verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt;
b. Opdrachtnemer na het sluiten van de Overeenkomst kennis heeft genomen van omstandigheden die een goede grond geven te vrezen dat Opdrachtgever haar verplichtingen niet zal nakomen;
c. Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste informatie heeft verstrekt of noodzakelijke informatie heeft onthouden;
d. beslag wordt gelegd op het vermogen van Opdrachtgever, dan wel aan haar surseance van betaling wordt verleend, dan wel failliet wordt verklaard;
e. sprake is van een ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde door Opdrachtgever of bezoekers;
f. sprake is van wangebruik of overlast wordt veroorzaakt door Opdrachtgever of bezoekers van het Gehuurde.
17.2 Indien de Overeenkomst wordt ontbonden, zijn vorderingen van Opdrachtnemer op Opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar.
17.3 Indien Opdrachtnemer op bovenstaande gronden tot opschorting of ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en/of kosten op enigerlei wijze ontstaan voor Opdrachtgever.
17.4 Indien Opdrachtnemer op bovenstaande gronden tot opschorting of ontbinding overgaat, is Opdrachtgever gehouden eventuele daardoor veroorzaakte schade aan Opdrachtnemer te vergoeden.
Artikel 18 – Geheimhouding
Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. De partij die vertrouwelijke informatie ontvangt, zal deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze verstrekt zijn.
Artikel 19 – Verwerking van persoonsgegevens
19.1 Opdrachtnemer verwerkt alle persoonsgegevens die Opdrachtgever aan haar verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
19.2 Opdrachtgever verklaart en garandeert Opdrachtnemer dat zij alle persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar deelname aan het Evenement zal verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
19.3 Indien Opdrachtnemer namens Opdrachtgever persoonsgegevens moet verwerken en hiervoor een derde partij inschakelt, zal hiervoor een verwerkersovereenkomst opgesteld worden.
Artikel 20 – Beeldrecht en tekeningen
Alle in een offerte of Overeenkomst verwerkte of daarbij gevoegde afbeeldingen, tekeningen, ideeën en intellectuele eigendomsrechten dienen uitsluitend tot gebruik voor de te verstrekken of verstrekte opdracht en mogen door Opdrachtgever niet voor andere doeleinden worden gebruikt, noch aan enigerlei derde worden verstrekt. Alle rechten daarop berusten uitsluitend bij Opdrachtnemer. Opdrachtnemer behoudt zich dan ook het recht voor om deze bescheiden terug te vorderen.
Artikel 21 – Toepasselijk recht
21.1 Op de rechtsverhouding tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
21.2 Alle geschillen – daaronder begrepen die, welke slechts door een der partijen als zodanig worden beschouwd – welke ontstaan naar aanleiding van een offerte of Overeenkomst waarop de onderhavige voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, of naar aanleiding van andere Overeenkomsten welke een uitvloeisel zijn van een dergelijke Overeenkomst, zullen worden beslecht door de absoluut bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Opdrachtnemer, tenzij een dwingende wetsbepaling zich hiertegen verzet of Opdrachtnemer ervoor kiest de vordering in te stellen voor de rechter van de woonplaats van Opdrachtgever. Dit laat onverlet dat Opdrachtnemer met Opdrachtgever kan overeenkomen het geschil te laten beslechten door middel van onafhankelijke arbitrage.
21.3 De Nederlandse tekst van deze algemene voorwaarden is telkens bindend voor de inhoud en uitleg van de voorwaarden en eventuele vertalingen daarvan.
Schematisch overzicht belangrijke momenten
Huishoudelijk reglement
1. Volg de aanwijzingen van het personeel op.
2. Toegangscontrole met legitimatie mogelijk.
3. Geen wapens of drugs.
4. Geen ongewenste intimiteiten.
5. Geen agressie of racisme.
6. Geen hinderlijk gedrag.
7. Kleed u correct.
8. Geen eigen consumpties.
9. Glaswerk moet binnen of op terras blijven.
10. Geen overlast voor de buren.
11. <18 Geen alcohol en tabak.
.png){kind=small}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
