Deze 3 tools kun je inzetten om effectief te vergaderen

Ruimte? check! Datum geprikt? Check! Iedereen kan? Yes, let’s go! De vergadering kan beginnen. Pak het slim aan en voorkom dat iedereen langzaam afdwaalt. Met deze 3 vergadervormen kun je het helemaal anders aanpakken. 

‍

1. Kgotla 

Deze vergadervorm wordt veel gebruikt bij volksstammen in Afrika Het hele dorp komt samen en gaat in een grote kring zitten. Het stamhoofd leidt de vergadering. Belangrijk: de dorpsbewoners nemen deel in het gesprek, maar niet in de besluitvorming. Het stamhoofd opent het gesprek en legt uit wat hij/zij wil bespreken. Vervolgens mogen alle dorpsleden om de beurt wat zeggen, zonder hierbij onderbroken te worden. De dorpsbewoner mag zelf kiezen hoe lang hij/zij spreekt. Een Kgotla kan daarom erg lang duren, maar het kan ook erg effectief zijn, omdat iedereen aan bod komt. Mensen die het moeilijk vinden om in een gesprek in te haken hebben hierdoor de ruimte om hun zegje te doen. Deze vergadervorm is dus vooral handig als je een discussie wilt aanwakkeren, een onderwerp bespreekbaar wilt maken of wilt brainstormen over de koers van het bedrijf. 

De Kgotla is gebaseerd op de filosofie van Ubuntu. Een Afrikaans concept dat ook door Nelson Mandela werd gebruikt. Er zijn meerdere betekenissen, maar Ubuntu betekent onder andere respect en compassie voor anderen, maar ook respect voor andermans geloof. Tijdens de Kgotla is iedereen gelijkwaardig. 

‍

2. Flipped classroom model

Dit concept is ontstaan vanuit het onderwijs. Normaliter zou je op school de lesstof bespreken om vervolgens thuis de bijbehorende opdrachten en het huiswerk te maken. In het flipped classroom model werkt het net andersom. Je bekijkt voor de les begint de lesstof, om dit vervolgens gezamenlijk in de les te maken. Stel je voor dat je binnen het bedrijf een vraagstuk hebt dat je graag zou willen oplossen, of je hebt een idee waarvan je wilt dat anderen hierin meedenken, dan is dit een fijne methode om uit te proberen. Deel het vraagstuk of idee één week van tevoren. Vraag iedereen om vooraf de documenten door te lezen, eventueel kan je ook al vragen voorleggen die je tijdens de vergadering zou willen stellen. 

Omdat iedereen al op de hoogte is van wat er besproken gaat worden, zal er tijdens de vergadering voldoende tijd zijn om dit samen uit te werken. Ook hebben de deelnemers meer tijd om vragen te stellen. Er wordt namelijk tijdens de vergadering samengewerkt aan een oplossing voor het vraagstuk of het idee. De inhoud van de vergadering staat vooraf vast en wordt tijdens de vergadering niet meer opnieuw besproken.

3. Brainstorm

Een klassieke vergadervorm, maar toch een methode die erg goed werkt. Tijdens een brainstorm kan alles en is er niks fout. Hierdoor daag je jezelf en anderen uit om buiten de kaders te denken. Start met een probleemstelling of vraagstuk en zet een timer. Gedurende die tijd schrijft iedereen op wat zij als oplossing zien. Als de timer gaat is het tijd om de ideeën met elkaar te bespreken. Bekijk welke oplossingen haalbaar zijn of op welke manier ze haalbaar kunnen zijn. Uiteindelijk wordt er een stappenplan gemaakt waaruit actiepunten ontstaan. Een handige tool hiervoor is Google Jamboard, geen geklungel met briefjes die kwijtraken, maar gemakkelijk online. 

Benieuwd naar hoe je met onze toolbox nóg efficienter kunt vergaderen? Lees dan deze blog.